Organización de Viajes, herramientas para el éxito

Existe una vieja discusión conceptual sobre el asunto de los servicios de viajes: ¿se producen o se prestan? Cada postura tiene sus defensores y detractores, no obstante si analizamos la situación con ojo crítico podremos avizorar que cuando se trata de servicios como transporte y alojamiento por ejemplo, que pueden venderse de manera independiente,  la función del agente de viajes es simplemente la de intermediario, es decir, se  realiza una simple prestación. Pero cuando se trata aquello que se conoce como “paquete turístico” sí pudiéramos hablar de la producción,  no vamos a entrar por ahora en la conceptualización del producto turístico, pero podemos afirmar que el paquete es una de las formas que adquiere el producto turístico y no es la única.

Hoy dedicaremos entonces unas palabras a la organización de esos viajes llámense paquete, forfait o incluso excursión, todos requieren del aglutinamiento o comunión de un conjunto de servicios tendientes a satisfacer los deseos del viajero. Surgen varias preguntas entonces:

¿Cómo se concretiza un viaje organizado? 

La respuesta es simple, se trata de un proceso lógico en el que se cumplen algunas etapas que van desde el diseño, el mercadeo, la gestión y la ejecución del viaje, con su debida evaluación, en una organización que se precie de ser seria. Cada una de estas etapas, requiere del cumplimiento de metas y el desarrollo de actividades, íntimamente relacionadas al mercadeo de servicios, se requiere de un estudio de mercado,  el análisis de antecedentes, el estudio de destinos emergentes,  negociación con proveedores y operadores en destino y  cotización, antes de pasar a las actividades de publicidad y difusión del viaje. Esa es la manera por medio de la cual enteramos a los posibles viajeros e incentivamos la compra.

Ahora bien, teóricamente conocemos los pasos, pero es necesario saber algunas herramientas que permitan disminuir el riesgo y la incertidumbre en la inversión, pues a final de cuentas el organizador de viajes está colocando tiempo, dinero y esfuerzo en una actividad orientada al lucro. Entonces:

 ¿Existen herramientas para el éxito de un viaje organizado? 

El éxito depende de la sinergia humana en el desarrollo de las actividades que se cumplen a lo largo de las etapas y también está íntimamente asociado a la coherencia y sensatez en la toma de decisiones. No basta conocer cuál es el mercado objetivo o el segmento de él, es primordial ofrecer lo que el mercado está requiriendo. Por increíble que parezca, algunos organizadores de viajes que no tienen la posibilidad de satisfacer las necesidades de un segmento de mercado en particular, se empeñan en ofrecer a ese mismo segmento un viaje organizado que no es el que ellos desean, ese es definitivamente un proyecto que va rumbo al fracaso. Si has identificado perfectamente un segmento de mercado pero no tienes la capacidad física o logística de atenderlo quizás sea más rentable mirar a un segmento diferente. 

En el aspecto técnico también hay otras herramientas que nos orientan hacia el éxito, por ejemplo la construcción de un buen itinerario, si bien el itinerario incluye la descripción del recorrido del viaje, las pausas y los tiempos, no puede convertirse en  una mera formalidad, es un instrumento que refleja cómo se va desarrollar el viaje y debe responder a las expectativas  del viajero, las actividades no deben darse de manera atropellada.

La cotización del propio viaje es otro aspecto que garantiza el éxito, no se trata de una simple sumatoria de servicios multiplicada por una utilidad. Para la cotización de un viaje organizado existen maneras, formulas matemáticas y normas que deben respetarse, debe evitarse la especulación, después de todo el público lo resiente. Finalmente el uso de las tecnologías  para las actividades de difusión, especialmente la web 2.0, se ha convertido en una gran herramienta que acerca al organizador de viajes y al viajero.

El éxito en materia de organización de viajes definitivamente es una combinación de razón y método. Una mezcla que en las proporciones deseadas puede ser muy lucrativa. Desde el Turismólogo Venezolano, motivamos a todos los relacionados al área a trabajar en la mezcla que hemos descrito. Todos los aspectos mencionados en éste articulo y otros adicionales serán desarrollados en el Taller Básico de Organización de Viajes  del próximo  18/06/2011 al cual les reiteramos nuestra invitación. Esperamos contar con su asistencia.